Hosted Exchange
RESUMEN EJECUTIVO
Debido a las capacidades de mensajería de correo electrónico y otros, son tan importantes para la capacidad de transporte de la comunicación, la colaboración y el archivo de la mayoría de las organizaciones, que se han convertido en algunos aspectos de utilidad como la electricidad. Por ejemplo, el típico trabajador de la información pasa 165 minutos al día haciendo trabajo con su cliente/interfaz de correo electrónico, por lo que es la herramienta más importante que el usuario típico emplea.
Por otra parte, el correo electrónico es tan importante para el funcionamiento de cualquier organización que ya no tiene ninguna diferenciación competitiva sustancial entre las empresas. Al igual que otros servicios públicos, entonces, el objetivo es a) asegurarse de que el servicio siga estando disponible cerca en el 100% del tiempo como sea posible, mientras que b) al mismo tiempo que suministra la manera más económica posible. Para muchas organizaciones, la gestión de correo electrónico interno es una cosa del pasado, al igual que la producción propia de electricidad es un concepto del pasado. Por ejemplo, como se muestra en la siguiente figura, una proporción cada vez mayor de usuarios de correo electrónico será servido por una solución alojada en los próximos años.
Proporción de usuarios de correo electrónico servida por Cloud Delivery 2012-2014
Debido a las capacidades de mensajería de correo electrónico y otros, son tan importantes para la capacidad de transporte de la comunicación, la colaboración y el archivo de la mayoría de las organizaciones, que se han convertido en algunos aspectos de utilidad como la electricidad. Por ejemplo, el típico trabajador de la información pasa 165 minutos al día haciendo trabajo con su cliente/interfaz de correo electrónico, por lo que es la herramienta más importante que el usuario típico emplea.
Por otra parte, el correo electrónico es tan importante para el funcionamiento de cualquier organización que ya no tiene ninguna diferenciación competitiva sustancial entre las empresas. Al igual que otros servicios públicos, entonces, el objetivo es a) asegurarse de que el servicio siga estando disponible cerca en el 100% del tiempo como sea posible, mientras que b) al mismo tiempo que suministra la manera más económica posible. Para muchas organizaciones, la gestión de correo electrónico interno es una cosa del pasado, al igual que la producción propia de electricidad es un concepto del pasado. Por ejemplo, como se muestra en la siguiente figura, una proporción cada vez mayor de usuarios de correo electrónico será servido por una solución alojada en los próximos años.
Proporción de usuarios de correo electrónico servida por Cloud Delivery 2012-2014
EL CRECIMIENTO de Hosted Exchange
Un número creciente de organizaciones están descubriendo que la manera de lograr costos más bajos y una mejor gestión de correo electrónico es mediante el uso de Microsoft Exchange como un servicio alojado, un modelo en el que un proveedor de terceros a distancia controla todos los servicios de back-end para un fijo mensual por tarifa de usuario. Las ventajas de este enfoque para las organizaciones que desean obtener los beneficios de intercambio son que el tiempo de funcionamiento de la infraestructura de Exchange pueda ser muy alta y el costo de la gestión de cambio se puede reducir de manera significativa - por lo general más del 50% con respecto a la gestión de las instalaciones, como se muestra en la tabla siguiente. Además, el uso de un servicio Hosted Exchange permite a un personal interno de IT pueda implementar en otros proyectos que den más valor a la organización en su conjunto, lo que permite a las organizaciones a obtener más valor de los miembros del personal de IT.
TCO mensual por puesto On-Premise y Hosted Microsoft Exchange
Un número creciente de organizaciones están descubriendo que la manera de lograr costos más bajos y una mejor gestión de correo electrónico es mediante el uso de Microsoft Exchange como un servicio alojado, un modelo en el que un proveedor de terceros a distancia controla todos los servicios de back-end para un fijo mensual por tarifa de usuario. Las ventajas de este enfoque para las organizaciones que desean obtener los beneficios de intercambio son que el tiempo de funcionamiento de la infraestructura de Exchange pueda ser muy alta y el costo de la gestión de cambio se puede reducir de manera significativa - por lo general más del 50% con respecto a la gestión de las instalaciones, como se muestra en la tabla siguiente. Además, el uso de un servicio Hosted Exchange permite a un personal interno de IT pueda implementar en otros proyectos que den más valor a la organización en su conjunto, lo que permite a las organizaciones a obtener más valor de los miembros del personal de IT.
TCO mensual por puesto On-Premise y Hosted Microsoft Exchange
ACERCA DE ESTE LIBRO BLANCO
Este documento analiza los beneficios de la administración de Exchange en la nube. También establece los costos detallados de la gestión de un host frente a un entorno de Exchange en las instalaciones. Por último, se ofrece información sobre un proveedor líder de servicios de hospedaje de Exchange que ha patrocinado este documento, Fiomega Hosting.
¿Qué es Hosted Exchange?
Microsoft Exchange Server es el principal sistema de mensajería de clase empresarial utilizado en América del Norte y es utilizado actualmente por 170 millones de personas en todo el mundo. Exchange ofrece una serie de capacidades, incluido el correo electrónico, calendario, gestión de tareas, listas de direcciones, y el acceso a repositorios de documentos compartidos, y otras funciones. El intercambio se introdujo originalmente en junio de 1996 y se ha actualizado varias veces desde entonces, para incluir funciones adicionales y mejoradas. La versión actual es Exchange 2013, lanzado a finales de 2012.
ENTER Hosted Exchange
Hosted Exchange se ha ofrecido desde hace varios años por un gran y creciente número de proveedores de todo el mundo y, más recientemente, por Microsoft. Hay más de 100 proveedores de servicios hospedados de Exchange en todo el mundo, a pesar de que estos vendedores son muy variables en función de sus capacidades, el número de usuarios que soportan, los servicios auxiliares que prestan, su precio, etc Osterman Research prevé continuar la captación de Hosted Exchange en sus diversas formas, como se muestra en la siguiente figura.
Proporción de usuarios de Exchange Servido por un servicio alojado, 2012-2014
Este documento analiza los beneficios de la administración de Exchange en la nube. También establece los costos detallados de la gestión de un host frente a un entorno de Exchange en las instalaciones. Por último, se ofrece información sobre un proveedor líder de servicios de hospedaje de Exchange que ha patrocinado este documento, Fiomega Hosting.
¿Qué es Hosted Exchange?
Microsoft Exchange Server es el principal sistema de mensajería de clase empresarial utilizado en América del Norte y es utilizado actualmente por 170 millones de personas en todo el mundo. Exchange ofrece una serie de capacidades, incluido el correo electrónico, calendario, gestión de tareas, listas de direcciones, y el acceso a repositorios de documentos compartidos, y otras funciones. El intercambio se introdujo originalmente en junio de 1996 y se ha actualizado varias veces desde entonces, para incluir funciones adicionales y mejoradas. La versión actual es Exchange 2013, lanzado a finales de 2012.
ENTER Hosted Exchange
Hosted Exchange se ha ofrecido desde hace varios años por un gran y creciente número de proveedores de todo el mundo y, más recientemente, por Microsoft. Hay más de 100 proveedores de servicios hospedados de Exchange en todo el mundo, a pesar de que estos vendedores son muy variables en función de sus capacidades, el número de usuarios que soportan, los servicios auxiliares que prestan, su precio, etc Osterman Research prevé continuar la captación de Hosted Exchange en sus diversas formas, como se muestra en la siguiente figura.
Proporción de usuarios de Exchange Servido por un servicio alojado, 2012-2014
¿QUIÉN ES EL CANDIDATO IDEAL PARA Hosted Exchange?
Hay una percepción de que Hosted Exchange está destinado sólo para las pequeñas empresas, mientras que las implementaciones de Exchange en las instalaciones se adaptan mejor a las organizaciones más grandes. Esto ya no es el caso, ya que muchas grandes organizaciones se están dando cuenta de los beneficios de la migración a un modelo de Exchange hospedado.
BENEFICIOS PARA USTED
¿Qué beneficios puede esperar?
¿Por qué su organización debería considerar la migración a Exchange hospedado? Hay una serie de razones importantes para considerar al hacerlo, que se centra en los costos directos, costos de oportunidad, seguridad y otros beneficios, como veremos a continuación.
REDUCCIÓN DE COSTES
Muchos tomadores de decisiones creen que una implementación de Exchange administrada internamente es menos costoso de implementar y operar de Hosted Exchange. Mientras que en algunos casos la percepción es precisa, muy a menudo no lo es. Modelos de costos de Osterman Research han demostrado que una de las instalaciones, implementadas de Exchange para 100 personas cuesta alrededor de $49 por asiento al mes durante toda la vida del sistema en tres años, mientras que un despliegue de 1.000 asientos cuesta poco más de $21 por asiento por 1 mes. Teniendo en cuenta que las ofertas de Hosted Exchange tienen un precio sustancialmente menor que esto, el ahorro directo de uso de Exchange hospedado son sustanciales. También es importante señalar que los principales proveedores de Hosted Exchange incluyen los costos de licencias como parte de su servicio, lo que reduce aún más el coste de la sede frente a Exchange on-premise.
COSTOS más predecibles
Además, una implementación de Exchange hospedado ofrece costos más predecibles que las implementaciones en las instalaciones debido a que el costo por asiento es fija durante la vigencia del contrato con el proveedor de hosting. Esta previsibilidad de los costos se manifiesta de dos maneras importantes:
Problemas imprevistos pueden originar costos adicionales para un despliegue en las instalaciones, incluidos los desastres naturales, apagones, trasladándose a nuevas instalaciones y otros eventos que se pueden añadir a los costes de gestión de cambio en las instalaciones de una manera un tanto impredecible.
Una organización que seguirá añadiendo usuarios, en algún momento, llegar al máximo número de usuarios que su infraestructura apoyará y entonces tendrá que agregar servidores y otras infraestructuras destinadas a apoyar a los nuevos usuarios. Esto crea una función de paso en el coste total de propiedad de un entorno de Exchange puede hacer subir el costo de la gestión de cambio dramáticamente.
REDUCCIÓN DE COSTOS DE OPORTUNIDAD
Entre los temas más importantes que cualquier organización debe tener en cuenta el costo de oportunidad de los miembros del personal de IT o en las organizaciones más pequeñas, las personas que tienen a su cargo el mantenimiento de los sistemas on-premise. La mayoría de los dirigentes entienden que la búsqueda y retención del personal de IT calificado no es particularmente fácil. Como resultado, en el local el personal de IT debe ser utilizado de una manera que les permita ofrecer el máximo beneficio a su empleador, a la vez que les da una experiencia laboral gratificante que los motive a no ir a otro lugar. Con Exchange hospedado libera a los miembros del personal de IT de la obligación de monitorear constantemente los servidores para garantizar el tiempo de actividad contínua, liberándolos de trabajo que no sólo es más interesante para ellos, pero también más atractiva para el negocio.
Con Hosted Exchange, el personal de IT puede implementarse en los proyectos que ofrezcan un mayor valor competitivo para la organización y también puede resultar en una mayor satisfacción en el trabajo de IT. Por ejemplo, si un miembro del personal de IT puede gestionar una capacidad de mensajería muy bien, se le proporciona un cierto nivel de valor a la organización. Sin embargo, si el mismo funcionario pasó la misma cantidad de tiempo que la aplicación de nuevas capacidades de CRM que puede convertir una mayor proporción de clientes potenciales en clientes, es muy probable que el mayor valor se podría realizar desde el mismo nivel de esfuerzo.
ACCESO A INTERCAMBIAR CONOCIMIENTOS
Aunque Exchange es un sistema fácil para los usuarios a emplear, no es un sistema fácil de administrar internamente. Se requiere experiencia en varios ámbitos, en particular cuando se implementa una nueva versión del sistema, se requiere experiencia en cada una de las varias funciones de servidor que componen la plataforma Exchange, y se requiere experiencia en otras tecnologías que son esenciales para el ecosistema de Exchange . El costo en desarrollar esta experiencia puede ser alta y, para las organizaciones más pequeñas, a menudo prohibitivo. Por el contrario, el uso de un proveedor de hosting en Exchange puede ofrecer acceso al personal de soporte técnico bien entrenado que están disponibles en una base de 24x7 que normalmente puede resolver los problemas de forma rápida y con experiencia mínima de sus clientes.
El aspecto del servicio de Hosted Exchange, no debe ser pasado por alto cuando se considera un proveedor del servicio. Debido a que pocas empresas operan en un niño de 8 a 5, de lunes a viernes, que es tan fundamental para tener acceso a Exchange conocimientos a las 11:00 pm de un sábado por la noche, ya que es durante las horas normales de trabajo. Esto permite a los usuarios tener sus problemas resueltos de manera oportuna y sin el costo y la carga de mantener el personal interno para gestionar un servicio de asistencia, etc. En resumen, un especialista casi siempre ofrece un mejor servicio y asistencia en la resolución de problemas relacionados con Exchange.
ROBUSTA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO Y RESPALDO DE DATOS
Una de las ventajas más atractivas de Hosted Exchange es el hecho de que un tercero está gestionando toda la infraestructura de back-end, lo que minimiza el impacto de las interrupciones de servicios mayores y menores y la pérdida subsiguiente de correo electrónico que puede afectar cualquier negocio. Por ejemplo, un huracán o un tornado puede golpear sistemas en las instalaciones durante días o incluso semanas, mientras que los problemas menos graves como los cortes de energía o tormentas pueden reducir las capacidades de mensajería durante horas o incluso unos pocos días. Si bien estos eventos también pueden afectar los proveedores de servicios de hospedaje de Exchange, los principales proveedores, y se hace una copia de seguridad de correo electrónico de sus clientes, lo que permite la recepción ininterrumpida de correo electrónico para los clientes hasta que puedan volver a conectarse. Esto es algo que un miembro del personal no técnico o alto directivo puede hacer.
Además, en el caso de que las instalaciones de los clientes dejen de estar disponibles para cualquier período de tiempo, los empleados aún pueden acceder a sus cuentas de Exchange hospedados desde cualquier lugar mediante un navegador Web, un dispositivo móvil o una copia de Outlook o Entourage en su ordenador personal.
DESPLIEGUE RÁPIDO Y AMPLIACIÓN
Uno de los principales beneficios de Hosted Exchange es la velocidad con la que los servicios de correo electrónico se pueden implementar. Por ejemplo, la implementación de Exchange hospedado por lo general requiere un poco más que la modificación de un registro MX y un cambio en la configuración de los clientes de correo electrónico locales. Adición de nuevos usuarios a una implementación de Exchange hospedado existente normalmente sólo requiere algunas modificaciones sencillas en una herramienta de administración basada en la Web. Esto hace que sea fácil agregar o eliminar un número reducido de usuarios, o las operaciones de negocios, incluso la totalidad, lo cual es particularmente importante en la integración de las empresas fusionadas o adquiridas en una infraestructura de Exchange.
Flexibilidad de implementación
Una capacidad de Hosted Exchange permite a las organizaciones a ser más flexibles en la forma en que se despliegan del correo electrónico a sus empleados. Por ejemplo, una empresa puede optar por administrar Exchange en el local para su sede corporativa, pero proporcionan Hosted Exchange a cada una de sus oficinas que no cuentan con un personal interno de IT. Esto permite a la organización para proporcionar servicios de mensajería de alta disponibilidad que proporcionan una experiencia de usuario consistente a través de toda la organización, pero a un costo mucho menor que si se utiliza el equipo de IT para administrar las oficinas satélites.
MIGRACIÓN relativamente indoloro A NUEVAS VERSIONES DE CAMBIO
La migración de una versión de Exchange a otro es sólo eso - una migración, no una actualización. Como Exchange no permite una actualización en contexto a una nueva versión, el costo de la migración puede ser muy alto e incluso prohibitivo para las organizaciones más pequeñas. El uso de un proveedor de Hosted Exchange, por otro lado, minimiza o elimina el costo de la migración, ya que para algunos proveedores migrar sus clientes a una nueva versión de forma gratuita, no sólo minimiza el dolor de IT y el tiempo necesario para migrar, por no mencionar la posibilidad de que el tiempo de inactividad en el sistema, sino que también reduce drásticamente el costo general de la gestión de cambio en el largo plazo.
Minimizar el impacto en la red interna
Otro beneficio importante de Hosted Exchange es que gran parte del tráfico de red que normalmente se llevará a cabo con una implementación local de Exchange se transfiere al proveedor de hosting. Por ejemplo, un proveedor de Hosted Exchange que también ofrece filtrado anti-spam y antivirus eliminará el 75% o más del correo electrónico que normalmente entran en la red como correo no deseado, sólo para ser puesto en cuarentena y, finalmente desechada por los usuarios finales. Esto ahorra significativamente el ancho de banda y almacenamiento, los costos que están creciendo exponencialmente y de manera impredecible en las organizaciones más pequeñas.
SEGURIDAD FÍSICA ROBUSTA
Prácticamente todos los proveedores de Hosted Exchange principales funcionan de forma segura las instalaciones físicas que incluyen la capacidad de vigilancia de vídeo, múltiples puntos de acceso de los empleados mediante la autenticación de factores múltiples, seguimiento y control de herramientas y otras capacidades que protegen los datos de sus clientes, que no se vean comprometidas. En la mayoría de los casos, la seguridad proporcionada por proveedores hospedados de Exchange supera la seguridad de que sus clientes podían permitirse el lujo de desplegar.
Medidas tales como SSAE 16 auditorías o certificación WebTrust, puede proporcionar un nivel adicional de garantía para los clientes. SSAE 16, por ejemplo, es un conjunto de normas profesionales de auditoría que evalúa los controles internos que utiliza un proveedor, así como la opinión del auditor sobre la efectividad de estos controles.
La capacidad de desplegar una solución híbrida
Muchas organizaciones quieren mantener al menos una parte de su infraestructura de Exchange en el local. El uso de un proveedor de hosting en Exchange permite que este tipo de solución híbrida, por ejemplo, una sede social con miles de usuarios que podría tener Exchange implementado en la empresa, mientras que las oficinas remotas que no cuentan con personal de IT dedicado o conocimientos especializados, podría utilizar una solución alojada. Esto permite que todos los usuarios de la empresa para tener la misma experiencia con Outlook o Entourage, y con sus dispositivos móviles, mientras que al mismo tiempo reducir el costo y la complejidad de la administración de Exchange.
Otra variante del enfoque híbrido puede ser ofrecer Hosted Exchange para algunos usuarios y menos rico en características que ofrece correo electrónico de otros usuarios cuyas necesidades no son tan sofisticados. Por ejemplo, una organización puede implementar Exchange alojado de los trabajadores de oficina, mientras que el despliegue de una dirección de correo electrónico con única solución, no es de Exchange para los trabajadores detrás del contador al por menor o en una fábrica.
BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS FINALES
Si bien pueden beneficiarse significativamente de una implementación de Exchange alojado. Entre los muchos beneficios de usuario asociados con el uso de Hosted Exchange son los descritos a continuación.
UNA VARIEDAD DE OPCIONES DE ACCESO
Una cuenta de Exchange hospedado se puede acceder a través de Microsoft Outlook en Windows o una Mac, así como desde cualquier navegador Web líder. Esto permite a los usuarios acceder a su correo electrónico, calendario, tareas, listas de direcciones, carpetas públicas de Exchange y otros contenidos y fuentes de datos desde prácticamente cualquier computadora de escritorio, laptop, netbook u otra plataforma. Además, en una cuenta de Exchange también se puede acceder desde cualquier cliente POP o IMAP, como cliente de escritorio de VMware Zimbra.
VENTANAS Y APOYO MAC
Mientras que Apple Mail, el cliente de correo que viene con Mac OS X, ha permitido a los usuarios para acceder a Exchange desde hace muchos años como cliente POP o IMAP, OS X comenzaron a ofrecer todo el apoyo para Exchange en agosto de 2009 con la introducción de Snow Leopard. Soporte de Exchange también está incorporado en iCal, la aplicación por defecto, con Mac calendario y libreta de direcciones, los cuales vienen de serie en una Mac. Aunque carece de algunas de las características de Outlook 2011 para Mac, Mail, iCal y Address Book proporcionan una funcionalidad robusta y nativa para los usuarios de Exchange hospedado.
Acceso móvil
Además de una variedad de plataformas de escritorio y el navegador basado en una cuenta de Exchange hospedado también se puede acceder usando BlackBerry, iPhone, teléfonos inteligentes Android, iPads, tablets Android y Windows Móviles, entre otras plataformas. Esta es una cuestión fundamental, ya que una gran y creciente cantidad de usuarios de correo electrónico consideran que su plataforma móvil sea un componente esencial de su acceso a correo electrónico - para algunos usuarios, esto es su plataforma de correo electrónico principal después de las horas.
También en el contexto de la movilidad, para las organizaciones que emplean los dispositivos BlackBerry de una solución hospedada puede proporcionar un mayor ahorro de costos, ya que elimina la necesidad de gestionar una infraestructura de BlackBerry Enterprise Server en las instalaciones. Intercambio que actualmente ofrece soporte BlackBerry completo en contraste con Gmail, por ejemplo, que no admite oficialmente el acceso IMAP en BlackBerry dispositivos.
Sincronización a través de todas las plataformas
Uno de los principales beneficios de Hosted Exchange es que los usuarios que crean contenido en Exchange verán sincronizarse automáticamente a través de todos sus dispositivos de acceso. Por ejemplo:
Un usuario puede crear una cita en Microsoft Outlook en el escritorio y aparecerá muy pronto después de eso en todos los dispositivos móviles conectados a Exchange.
Un correo electrónico puede ser creado utilizando Outlook Web Access en un equipo portátil y luego aparecerá en la carpeta Elementos enviados de Outlook en su escritorio en su casa.
Apoyo a la movilidad "Big M"
La movilidad en el contexto de ser capaz de acceder a correo electrónico, calendarios, etc en los dispositivos móviles es importante. Sin embargo, "Big M" movilidad - la capacidad de las personas para trabajar desde cualquier lugar en cualquier dispositivo - es cada vez más importante como un menor número de trabajadores tienen una ubicación permanente asignada por su trabajo. Por ejemplo, una proporción cada vez mayor de las organizaciones permiten a los empleados trabajar desde casa y entran en la oficina sólo cuando sea necesario, proporcionando así un ahorro significativo en los costos de las instalaciones de los arrendamientos, energía, sistemas de climatización y los impuestos.
Hosted Exchange es un elemento clave de esta capacidad, ya que permite que los trabajadores tengan acceso a su correo electrónico, calendarios, listas de direcciones, herramientas de gestión de tareas, etc, independientemente de dónde podrían estar trabajando - ya sea desde casa, una habitación de hotel o un cliente de sala de conferencias. Esto se puede ampliar aún más los ahorros de costos previstos por una implementación de Exchange hospedado, mucho más allá de los ahorros relacionados con la IT que proporciona.
Comparar el costo OFRECIDO VS. Exchange locales
Como se señaló anteriormente, Hosted Exchange puede reducir significativamente el costo por puesto de un entorno de Exchange. Como se muestra en las siguientes tres tablas para organizaciones de 10, 100 y 1.000 usuarios, el costo de Hosted Exchange es significativamente menor que para una implementación local de Exchange.
Costo de tres años de propiedad de Hospedaje y On-Premise Microsoft Exchange - 10 usuarios
Hay una percepción de que Hosted Exchange está destinado sólo para las pequeñas empresas, mientras que las implementaciones de Exchange en las instalaciones se adaptan mejor a las organizaciones más grandes. Esto ya no es el caso, ya que muchas grandes organizaciones se están dando cuenta de los beneficios de la migración a un modelo de Exchange hospedado.
BENEFICIOS PARA USTED
¿Qué beneficios puede esperar?
¿Por qué su organización debería considerar la migración a Exchange hospedado? Hay una serie de razones importantes para considerar al hacerlo, que se centra en los costos directos, costos de oportunidad, seguridad y otros beneficios, como veremos a continuación.
REDUCCIÓN DE COSTES
Muchos tomadores de decisiones creen que una implementación de Exchange administrada internamente es menos costoso de implementar y operar de Hosted Exchange. Mientras que en algunos casos la percepción es precisa, muy a menudo no lo es. Modelos de costos de Osterman Research han demostrado que una de las instalaciones, implementadas de Exchange para 100 personas cuesta alrededor de $49 por asiento al mes durante toda la vida del sistema en tres años, mientras que un despliegue de 1.000 asientos cuesta poco más de $21 por asiento por 1 mes. Teniendo en cuenta que las ofertas de Hosted Exchange tienen un precio sustancialmente menor que esto, el ahorro directo de uso de Exchange hospedado son sustanciales. También es importante señalar que los principales proveedores de Hosted Exchange incluyen los costos de licencias como parte de su servicio, lo que reduce aún más el coste de la sede frente a Exchange on-premise.
COSTOS más predecibles
Además, una implementación de Exchange hospedado ofrece costos más predecibles que las implementaciones en las instalaciones debido a que el costo por asiento es fija durante la vigencia del contrato con el proveedor de hosting. Esta previsibilidad de los costos se manifiesta de dos maneras importantes:
Problemas imprevistos pueden originar costos adicionales para un despliegue en las instalaciones, incluidos los desastres naturales, apagones, trasladándose a nuevas instalaciones y otros eventos que se pueden añadir a los costes de gestión de cambio en las instalaciones de una manera un tanto impredecible.
Una organización que seguirá añadiendo usuarios, en algún momento, llegar al máximo número de usuarios que su infraestructura apoyará y entonces tendrá que agregar servidores y otras infraestructuras destinadas a apoyar a los nuevos usuarios. Esto crea una función de paso en el coste total de propiedad de un entorno de Exchange puede hacer subir el costo de la gestión de cambio dramáticamente.
REDUCCIÓN DE COSTOS DE OPORTUNIDAD
Entre los temas más importantes que cualquier organización debe tener en cuenta el costo de oportunidad de los miembros del personal de IT o en las organizaciones más pequeñas, las personas que tienen a su cargo el mantenimiento de los sistemas on-premise. La mayoría de los dirigentes entienden que la búsqueda y retención del personal de IT calificado no es particularmente fácil. Como resultado, en el local el personal de IT debe ser utilizado de una manera que les permita ofrecer el máximo beneficio a su empleador, a la vez que les da una experiencia laboral gratificante que los motive a no ir a otro lugar. Con Exchange hospedado libera a los miembros del personal de IT de la obligación de monitorear constantemente los servidores para garantizar el tiempo de actividad contínua, liberándolos de trabajo que no sólo es más interesante para ellos, pero también más atractiva para el negocio.
Con Hosted Exchange, el personal de IT puede implementarse en los proyectos que ofrezcan un mayor valor competitivo para la organización y también puede resultar en una mayor satisfacción en el trabajo de IT. Por ejemplo, si un miembro del personal de IT puede gestionar una capacidad de mensajería muy bien, se le proporciona un cierto nivel de valor a la organización. Sin embargo, si el mismo funcionario pasó la misma cantidad de tiempo que la aplicación de nuevas capacidades de CRM que puede convertir una mayor proporción de clientes potenciales en clientes, es muy probable que el mayor valor se podría realizar desde el mismo nivel de esfuerzo.
ACCESO A INTERCAMBIAR CONOCIMIENTOS
Aunque Exchange es un sistema fácil para los usuarios a emplear, no es un sistema fácil de administrar internamente. Se requiere experiencia en varios ámbitos, en particular cuando se implementa una nueva versión del sistema, se requiere experiencia en cada una de las varias funciones de servidor que componen la plataforma Exchange, y se requiere experiencia en otras tecnologías que son esenciales para el ecosistema de Exchange . El costo en desarrollar esta experiencia puede ser alta y, para las organizaciones más pequeñas, a menudo prohibitivo. Por el contrario, el uso de un proveedor de hosting en Exchange puede ofrecer acceso al personal de soporte técnico bien entrenado que están disponibles en una base de 24x7 que normalmente puede resolver los problemas de forma rápida y con experiencia mínima de sus clientes.
El aspecto del servicio de Hosted Exchange, no debe ser pasado por alto cuando se considera un proveedor del servicio. Debido a que pocas empresas operan en un niño de 8 a 5, de lunes a viernes, que es tan fundamental para tener acceso a Exchange conocimientos a las 11:00 pm de un sábado por la noche, ya que es durante las horas normales de trabajo. Esto permite a los usuarios tener sus problemas resueltos de manera oportuna y sin el costo y la carga de mantener el personal interno para gestionar un servicio de asistencia, etc. En resumen, un especialista casi siempre ofrece un mejor servicio y asistencia en la resolución de problemas relacionados con Exchange.
ROBUSTA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO Y RESPALDO DE DATOS
Una de las ventajas más atractivas de Hosted Exchange es el hecho de que un tercero está gestionando toda la infraestructura de back-end, lo que minimiza el impacto de las interrupciones de servicios mayores y menores y la pérdida subsiguiente de correo electrónico que puede afectar cualquier negocio. Por ejemplo, un huracán o un tornado puede golpear sistemas en las instalaciones durante días o incluso semanas, mientras que los problemas menos graves como los cortes de energía o tormentas pueden reducir las capacidades de mensajería durante horas o incluso unos pocos días. Si bien estos eventos también pueden afectar los proveedores de servicios de hospedaje de Exchange, los principales proveedores, y se hace una copia de seguridad de correo electrónico de sus clientes, lo que permite la recepción ininterrumpida de correo electrónico para los clientes hasta que puedan volver a conectarse. Esto es algo que un miembro del personal no técnico o alto directivo puede hacer.
Además, en el caso de que las instalaciones de los clientes dejen de estar disponibles para cualquier período de tiempo, los empleados aún pueden acceder a sus cuentas de Exchange hospedados desde cualquier lugar mediante un navegador Web, un dispositivo móvil o una copia de Outlook o Entourage en su ordenador personal.
DESPLIEGUE RÁPIDO Y AMPLIACIÓN
Uno de los principales beneficios de Hosted Exchange es la velocidad con la que los servicios de correo electrónico se pueden implementar. Por ejemplo, la implementación de Exchange hospedado por lo general requiere un poco más que la modificación de un registro MX y un cambio en la configuración de los clientes de correo electrónico locales. Adición de nuevos usuarios a una implementación de Exchange hospedado existente normalmente sólo requiere algunas modificaciones sencillas en una herramienta de administración basada en la Web. Esto hace que sea fácil agregar o eliminar un número reducido de usuarios, o las operaciones de negocios, incluso la totalidad, lo cual es particularmente importante en la integración de las empresas fusionadas o adquiridas en una infraestructura de Exchange.
Flexibilidad de implementación
Una capacidad de Hosted Exchange permite a las organizaciones a ser más flexibles en la forma en que se despliegan del correo electrónico a sus empleados. Por ejemplo, una empresa puede optar por administrar Exchange en el local para su sede corporativa, pero proporcionan Hosted Exchange a cada una de sus oficinas que no cuentan con un personal interno de IT. Esto permite a la organización para proporcionar servicios de mensajería de alta disponibilidad que proporcionan una experiencia de usuario consistente a través de toda la organización, pero a un costo mucho menor que si se utiliza el equipo de IT para administrar las oficinas satélites.
MIGRACIÓN relativamente indoloro A NUEVAS VERSIONES DE CAMBIO
La migración de una versión de Exchange a otro es sólo eso - una migración, no una actualización. Como Exchange no permite una actualización en contexto a una nueva versión, el costo de la migración puede ser muy alto e incluso prohibitivo para las organizaciones más pequeñas. El uso de un proveedor de Hosted Exchange, por otro lado, minimiza o elimina el costo de la migración, ya que para algunos proveedores migrar sus clientes a una nueva versión de forma gratuita, no sólo minimiza el dolor de IT y el tiempo necesario para migrar, por no mencionar la posibilidad de que el tiempo de inactividad en el sistema, sino que también reduce drásticamente el costo general de la gestión de cambio en el largo plazo.
Minimizar el impacto en la red interna
Otro beneficio importante de Hosted Exchange es que gran parte del tráfico de red que normalmente se llevará a cabo con una implementación local de Exchange se transfiere al proveedor de hosting. Por ejemplo, un proveedor de Hosted Exchange que también ofrece filtrado anti-spam y antivirus eliminará el 75% o más del correo electrónico que normalmente entran en la red como correo no deseado, sólo para ser puesto en cuarentena y, finalmente desechada por los usuarios finales. Esto ahorra significativamente el ancho de banda y almacenamiento, los costos que están creciendo exponencialmente y de manera impredecible en las organizaciones más pequeñas.
SEGURIDAD FÍSICA ROBUSTA
Prácticamente todos los proveedores de Hosted Exchange principales funcionan de forma segura las instalaciones físicas que incluyen la capacidad de vigilancia de vídeo, múltiples puntos de acceso de los empleados mediante la autenticación de factores múltiples, seguimiento y control de herramientas y otras capacidades que protegen los datos de sus clientes, que no se vean comprometidas. En la mayoría de los casos, la seguridad proporcionada por proveedores hospedados de Exchange supera la seguridad de que sus clientes podían permitirse el lujo de desplegar.
Medidas tales como SSAE 16 auditorías o certificación WebTrust, puede proporcionar un nivel adicional de garantía para los clientes. SSAE 16, por ejemplo, es un conjunto de normas profesionales de auditoría que evalúa los controles internos que utiliza un proveedor, así como la opinión del auditor sobre la efectividad de estos controles.
La capacidad de desplegar una solución híbrida
Muchas organizaciones quieren mantener al menos una parte de su infraestructura de Exchange en el local. El uso de un proveedor de hosting en Exchange permite que este tipo de solución híbrida, por ejemplo, una sede social con miles de usuarios que podría tener Exchange implementado en la empresa, mientras que las oficinas remotas que no cuentan con personal de IT dedicado o conocimientos especializados, podría utilizar una solución alojada. Esto permite que todos los usuarios de la empresa para tener la misma experiencia con Outlook o Entourage, y con sus dispositivos móviles, mientras que al mismo tiempo reducir el costo y la complejidad de la administración de Exchange.
Otra variante del enfoque híbrido puede ser ofrecer Hosted Exchange para algunos usuarios y menos rico en características que ofrece correo electrónico de otros usuarios cuyas necesidades no son tan sofisticados. Por ejemplo, una organización puede implementar Exchange alojado de los trabajadores de oficina, mientras que el despliegue de una dirección de correo electrónico con única solución, no es de Exchange para los trabajadores detrás del contador al por menor o en una fábrica.
BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS FINALES
Si bien pueden beneficiarse significativamente de una implementación de Exchange alojado. Entre los muchos beneficios de usuario asociados con el uso de Hosted Exchange son los descritos a continuación.
UNA VARIEDAD DE OPCIONES DE ACCESO
Una cuenta de Exchange hospedado se puede acceder a través de Microsoft Outlook en Windows o una Mac, así como desde cualquier navegador Web líder. Esto permite a los usuarios acceder a su correo electrónico, calendario, tareas, listas de direcciones, carpetas públicas de Exchange y otros contenidos y fuentes de datos desde prácticamente cualquier computadora de escritorio, laptop, netbook u otra plataforma. Además, en una cuenta de Exchange también se puede acceder desde cualquier cliente POP o IMAP, como cliente de escritorio de VMware Zimbra.
VENTANAS Y APOYO MAC
Mientras que Apple Mail, el cliente de correo que viene con Mac OS X, ha permitido a los usuarios para acceder a Exchange desde hace muchos años como cliente POP o IMAP, OS X comenzaron a ofrecer todo el apoyo para Exchange en agosto de 2009 con la introducción de Snow Leopard. Soporte de Exchange también está incorporado en iCal, la aplicación por defecto, con Mac calendario y libreta de direcciones, los cuales vienen de serie en una Mac. Aunque carece de algunas de las características de Outlook 2011 para Mac, Mail, iCal y Address Book proporcionan una funcionalidad robusta y nativa para los usuarios de Exchange hospedado.
Acceso móvil
Además de una variedad de plataformas de escritorio y el navegador basado en una cuenta de Exchange hospedado también se puede acceder usando BlackBerry, iPhone, teléfonos inteligentes Android, iPads, tablets Android y Windows Móviles, entre otras plataformas. Esta es una cuestión fundamental, ya que una gran y creciente cantidad de usuarios de correo electrónico consideran que su plataforma móvil sea un componente esencial de su acceso a correo electrónico - para algunos usuarios, esto es su plataforma de correo electrónico principal después de las horas.
También en el contexto de la movilidad, para las organizaciones que emplean los dispositivos BlackBerry de una solución hospedada puede proporcionar un mayor ahorro de costos, ya que elimina la necesidad de gestionar una infraestructura de BlackBerry Enterprise Server en las instalaciones. Intercambio que actualmente ofrece soporte BlackBerry completo en contraste con Gmail, por ejemplo, que no admite oficialmente el acceso IMAP en BlackBerry dispositivos.
Sincronización a través de todas las plataformas
Uno de los principales beneficios de Hosted Exchange es que los usuarios que crean contenido en Exchange verán sincronizarse automáticamente a través de todos sus dispositivos de acceso. Por ejemplo:
Un usuario puede crear una cita en Microsoft Outlook en el escritorio y aparecerá muy pronto después de eso en todos los dispositivos móviles conectados a Exchange.
Un correo electrónico puede ser creado utilizando Outlook Web Access en un equipo portátil y luego aparecerá en la carpeta Elementos enviados de Outlook en su escritorio en su casa.
Apoyo a la movilidad "Big M"
La movilidad en el contexto de ser capaz de acceder a correo electrónico, calendarios, etc en los dispositivos móviles es importante. Sin embargo, "Big M" movilidad - la capacidad de las personas para trabajar desde cualquier lugar en cualquier dispositivo - es cada vez más importante como un menor número de trabajadores tienen una ubicación permanente asignada por su trabajo. Por ejemplo, una proporción cada vez mayor de las organizaciones permiten a los empleados trabajar desde casa y entran en la oficina sólo cuando sea necesario, proporcionando así un ahorro significativo en los costos de las instalaciones de los arrendamientos, energía, sistemas de climatización y los impuestos.
Hosted Exchange es un elemento clave de esta capacidad, ya que permite que los trabajadores tengan acceso a su correo electrónico, calendarios, listas de direcciones, herramientas de gestión de tareas, etc, independientemente de dónde podrían estar trabajando - ya sea desde casa, una habitación de hotel o un cliente de sala de conferencias. Esto se puede ampliar aún más los ahorros de costos previstos por una implementación de Exchange hospedado, mucho más allá de los ahorros relacionados con la IT que proporciona.
Comparar el costo OFRECIDO VS. Exchange locales
Como se señaló anteriormente, Hosted Exchange puede reducir significativamente el costo por puesto de un entorno de Exchange. Como se muestra en las siguientes tres tablas para organizaciones de 10, 100 y 1.000 usuarios, el costo de Hosted Exchange es significativamente menor que para una implementación local de Exchange.
Costo de tres años de propiedad de Hospedaje y On-Premise Microsoft Exchange - 10 usuarios
Three-Year Cost of Ownership for Hosted and On-Premise Microsoft Exchange – 100 Users
Three-Year Cost of Ownership for Hosted and On-Premise Microsoft Exchange – 1,000 Users
AHORRO: son considerables, incluso para las grandes organizaciones
Un examen de los cuadros anteriores y la figura a continuación muestra que el ahorro de costos para Hosted Exchange son significativas. Por ejemplo, Hosted Exchange se traducirá en un 72% de ahorro de costos en comparación con Exchange local para 100 asientos, y una reducción del 56% en el costo de propiedad para una organización de 1.000 plazas. También es importante tener en cuenta que gran parte de los ahorros de costos para Hosted Exchange proviene de los ahorros en los costos de mano de obra de IT importantes disponibles cuando se utiliza un modelo hospedado. Por ejemplo, como se muestra en las tablas anteriores, el componente de mano de obra para 100 asientos representa el 72% del costo de propiedad para una implementación de Exchange local, para 1.000 plazas, mano de obra representa el 69% del costo de la propiedad.
EL COSTO DE INACTIVIDAD
Ahorro de costos para Hosted Exchange en varios niveles de usuario
Un examen de los cuadros anteriores y la figura a continuación muestra que el ahorro de costos para Hosted Exchange son significativas. Por ejemplo, Hosted Exchange se traducirá en un 72% de ahorro de costos en comparación con Exchange local para 100 asientos, y una reducción del 56% en el costo de propiedad para una organización de 1.000 plazas. También es importante tener en cuenta que gran parte de los ahorros de costos para Hosted Exchange proviene de los ahorros en los costos de mano de obra de IT importantes disponibles cuando se utiliza un modelo hospedado. Por ejemplo, como se muestra en las tablas anteriores, el componente de mano de obra para 100 asientos representa el 72% del costo de propiedad para una implementación de Exchange local, para 1.000 plazas, mano de obra representa el 69% del costo de la propiedad.
EL COSTO DE INACTIVIDAD
Ahorro de costos para Hosted Exchange en varios niveles de usuario
Osterman Research ha descubierto que las experiencias típicas del sistema de correo electrónico significa el tiempo de inactividad no planificado de 43 minutos durante un mes normal, u ocho horas y 36 minutos por año. Por otra parte, el sistema típico está desactivado por una media de 85 minutos por mes para el mantenimiento planeado, ó 17 horas por año. Basado en una operación 24x7, el tiempo de inactividad no planificado y previsto total de 25 horas 36 minutos por año equivale a tiempo de actividad del 99,7% para los sistemas en las instalaciones - un nivel de tiempo de inactividad que se compara bastante mal con el nivel de 99,9% entre los principales proveedores de Hosted Exchange .
Costo tiempo de inactividad de un sistema de correo electrónico es importante tener en cuenta, ya que afecta la productividad general de los empleados y los costos de mano de obra de IT. Por ejemplo:
El tiempo de inactividad requiere personal de IT para detectar, diagnosticar y remediar la causa de la interrupción, que típicamente aumenta los costos de mano de obra. El tiempo de inactividad es perjudicial, lo que resulta en retrasos de otros proyectos en los que el personal de IT puede estar funcionando.Tiempo de inactividad Email típicamente resulta en una reducción de la productividad del usuario final, porque los usuarios no son capaces de completar una parte o la totalidad de su obra. Por ejemplo, Osterman Research estima que el usuario de correo electrónico promedio es de aproximadamente 25% menos productivo durante los períodos de tiempo de inactividad de correo electrónico. Si asumimos que la tasa de salarios totalmente grabados, promedio para el usuario normal de correo electrónico es de $ 35 por hora, un email una hora cada dos meses para 1.000 usuarios tendrán un costo de 52,500 dólares en productividad perdida cada año. Mientras que algunos tomadores de decisiones pueden resistirse a este costo "soft", debe tenerse en cuenta como parte del costo de propiedad para cualquier sistema de correo electrónico.
Debido a un incidente de tiempo de inactividad puede afectar potencialmente un gran número de usuarios, incluso durante cortos períodos de tiempo de inactividad pueden imponer un costo significativo en la productividad de los empleados de una organización. Esto es particularmente cierto para los trabajadores móviles o remotos que podrían ser incapaces de funcionar en absoluto cuando el correo electrónico no está disponible.
OTROS PROBLEMAS CON TIEMPO MUERTO
La productividad de los empleados y los costos relacionados con la IT relacionados con el tiempo de inactividad, hay otros costos y riesgos impuestos por el tiempo de inactividad que son más difíciles de cuantificar. Por ejemplo, un estudio de Osterman Research encontró que un incidente de tiempo de inactividad de correo electrónico de una hora que se produjo en medio de un día de trabajo, el 22% de los trabajadores de la información podría cambiar a una cuenta de correo web personal en un ordenador portátil o de escritorio, 15% cambiaría a Webmail personal en un teléfono inteligente o tableta, y el 2% de los empleados se iría a casa para seguir trabajando. Sin embargo, si en este período el tiempo de inactividad se ampliara a ocho horas, y consumiendo toda una jornada de trabajo, se encontró que el porcentaje de empleados que se cambiaron a Webmail personal en un ordenador portátil / escritorio o smartphone / tablet aumentaría a 41% y 24%, respectivamente. Por otra parte, se encontró que 10% de los empleados simplemente volverían a casa para seguir trabajando.
La conclusión es que el tiempo de inactividad de correo electrónico lleva consigo costos significativos y se debe minimizar en la mayor medida posible. Nuestra investigación demuestra que los principales proveedores de Hosted Exchange pueden ofrecer una mayor fiabilidad que el típico en las instalaciones del sistema de correo electrónico, y con ello reducir el costo del tiempo de inactividad de la organización típica.
MANTENER LA CONTINUIDAD DEL EMAIL
Como el correo es tan esencial para la forma en que la gente trabaja en la mayoría de las organizaciones, el objetivo de cualquier organización es reducir al mínimo el tiempo de inactividad en la mayor medida posible. Por el contrario, el objetivo debe de mantener el tiempo de actividad lo más cerca posible de 24x7. Para las soluciones on-premise, los responsables tendrán que determinar su Acuerdo de nivel de servicio deseado, o SLA (que idealmente será casi el 100% de lo posible), su objetivo de punto de recuperación (RPO) y el objetivo Tiempo de Recuperación (RTO) y elegir una solución de continuidad adecuada en función de estos objetivos. Las opciones incluyen:
Sistemas de copia de seguridad sencilla: estos pueden proporcionar un RPO razonable o RTO, sobre todo si son basadas en disco, pero a menudo se carece en términos de SLA. Los Sistemas de replicación / failover son más caros que los sistemas de copia de seguridad, pero ofrecen generalmente mejor RPO, RTO y SLA.
Sistemas de continuidad de negocio real están diseñados para proporcionar una disponibilidad contínua sin interrupción a los usuarios finales y son claramente la mejor opción, ya que imponen poca o ninguna interrupción en el uso del correo electrónico. También es importante que una solución de continuidad de negocio proporcionan disponibilidad continua a todos los sistemas que forman la infraestructura de mensajería, incluidos los servidores de correo electrónico, servidores de dispositivos móviles, servidores de seguridad, etc
Sin embargo, sofisticadas soluciones de continuidad de negocio son caros de instalar, configurar y mantener en sus instalaciones, y son particularmente difíciles de aplicar para las organizaciones más pequeñas, debido al alto costo por usuario. Esto se debe a infraestructura redundante que debe de ser construida y mantenida, que incluyen un centro de datos geográficamente separado que incluye acceso a la red, los servidores de correo electrónico, una pila completa de seguridad, almacenamiento de datos replicados y otros sistemas que permitan una rápida recuperación de fallos en la infraestructura de copia de seguridad en el caso que el sistema principal falle. En esencia, una solución de correo electrónico totalmente redundante requiere que operen dos centros de datos completamente separados.
Preguntas que debe hacer
Preguntas que debe hacer SU ALTA DIRECCIÓN
¿Es la gestión de la mensajería una competencia básica que ofrece nuestra organización algún tipo de competencia u otra ventaja? Si no, entonces ¿por qué seguimos gestionando internamente?
¿Tenemos suficientes miembros del personal de IT para hacer todo lo que la empresa requiere, tales como mensajería, seguridad, protección contra fugas de datos, encriptación, soporte técnico, etc?
¿Cuánto nos costará implementar todas las nuevas capacidades que necesitaremos para el archivado, la capacidad de cifrado, seguridad y otros en los próximos años?
Lo que los costos de oportunidad nos enfrentamos al administrar nuestra infraestructura de mensajería interna?
¿Cuando tenemos que migrar a una nueva versión de Exchange, y cuánto va a costar?
¿Tiene un plan de copia de seguridad de datos fuera del sitio que se pruebe y restaure al menos una vez al año, para garantizar que podemos volver hacer funcionar el servidor?
¿Estamos dispuestos (o incluso la capacidad financiera) para implementar una solución de continuidad de correo electrónico completamente redundante para asegurar que el tiempo de inactividad de correo electrónico esté tan cerca de cero como sea posible?
Preguntas que debe hacer un profesional PROSPECTIVO: FUNDAMENTOS DE LA EMPRESA
¿Es usted financieramente viable?
¿Cuánto tiempo ha estado en el negocio Hosted Exchange?
¿Cuánto tiempo ha estado en el negocio específico para el que está siendo considerado (Hosted Exchange, la seguridad, archivado, cifrado, etc)?
¿Cuántos clientes ha apoya y cómo ha cambiado en los últimos seis meses? ¿El año pasado?
¿Qué tamaño y tipo de clientes son compatibles?
¿Se puede ofrecer a los clientes Referenciables que son similares a nuestra organización?
¿Qué volumen de correo electrónico apoya usted y cómo ha cambiado con el tiempo?
¿Qué certificaciones o auditorías corporativas ofrecen?
Preguntas que debe hacer un profesional PROSPECTIVO: ¿Qué está incluido?
¿Cuál es el número mínimo de usuarios que necesita para configurar una cuenta de Exchange hospedado?
¿Cada cuenta incluye una copia gratuita de Microsoft Outlook? Si es así, ¿qué versión?
¿Ofrecen la posibilidad de descargar la última versión de Microsoft Outlook para Windows y / o Mac?
¿Cuánto espacio se incluye por cuenta?
¿Cuánto costo de almacenamiento por gigabyte más allá del básico incluido en cada cuenta?
Preguntas que debe hacer un profesional PROSPECTIVO: SERVICIOS
¿Qué versión de Intercambio apoya usted hoy?
¿Qué servicios de seguridad se ofrecen como parte de una cuenta de Exchange hospedado o de pago? ¿Anti-virus? Anti-spam? ¿Anti-spyware? ¿Filtrado Web? ¿Filtrado de contenido de salida / protección de fuga de datos?
¿Qué otras capacidades es lo que ofrece, incluyendo archivos, cifrado, alojamiento SharePoint, etc?
¿Qué plataformas móviles son soportadas, incluyendo RIM BlackBerry, Apple iPhone, Good Technology, etc?
¿Qué servicios de migración ofrecen?
¿Qué herramientas de aprovisionamiento se incluyen?
¿Los servicios de recuperación de desastres ofrecidos si el sistema cliente no está disponible?
¿Pueden los administradores añadir / borrar / cambiar los servicios y los usuarios con un panel de control o equivalente con facilidad?
¿Es fácil la inscripción para nuevos servicios?
¿Usted ofrece servidores dedicados para los clientes que lo necesitan?
¿Ofrecen un representante técnico de cuentas dedicado?
¿Son los usuarios finales que pueden gestionar sus propias configuraciones y ajustes?
Preguntas que debe hacer un profesional PROSPECTIVO: INFRAESTRUCTURA
¿Usted ofrece copias de seguridad de datos para la recuperación de desastres?
¿Cuáles son las especificaciones y certificaciones para el centro de datos?
¿Es el centro de datos SSAE 16 certificado? Si es así, ¿por cuántos años?
¿Qué capacidades arquitectónicas aseguran que no hay ni retraso en la entrega de mensajes, ni ningún riesgo adicional, innecesario incurrido al almacenar una copia del mensaje?
¿Realiza completos, respaldos nocturnos de datos de los clientes? Si es así, ¿de realizar pruebas completas y restauraciones para asegurarse de que se pueden restaurar si es necesario? ¿Con qué frecuencia?
¿Está utilizando su propia tecnología o de otro fabricante?
¿Sus centros de datos tienen generadores de emergencia, enlaces de telecomunicaciones redundantes, etc?
Preguntas que debe hacer un profesional PROSPECTIVO: FIABILIDAD
¿Qué acuerdos de nivel de servicio ofrecen?
¿Cuánto tiempo de inactividad tiene la infraestructura de Exchange hospedado experimentado durante el último mes? ¿Seis meses?
¿Tiene una garantía de devolución del dinero si el servicio se ha reducido más de la SLA especifica?
Preguntas que debe hacer un profesional PROSPECTIVO: SEGURIDAD
¿Cómo físicamente es seguro su centro de datos?
¿Qué sistemas de detección de intrusiones están en su lugar?
Preguntas que debe hacer un profesional PROSPECTIVO: APOYO
¿Proporciona soporte técnico 24 x 7?
Si no se proporciona soporte 24 x 7, ¿brinda apoyo durante las horas no laborables o tiene que responder vía correo electrónico y recibirán sus clientes una respuesta el próximo día?
¿Ofrecen diferentes medios de comunicación, como teléfono, correo electrónico y chat en línea?
¿Está su equipo de apoyo con sede en Guatemala?
Es sólo un administrador de IT capaces de contactar con el soporte con preguntas o puede cualquier empleado responder a una pregunta o un problema con un representante de soporte?
RESUMEN
Hosted Exchange es una plataforma robusta, de nivel empresarial que está siendo utilizada por millones de usuarios de negocios en todo el mundo. Ofrece la experiencia completa de Exchange para los usuarios que pueden acceder a ella a través de una variedad de plataformas, y se libera de la carga de tener que gestionar una infraestructura de Exchange internamente. Además, Hosted Exchange es de los principales proveedores y ofrece una solución de continuidad de correo electrónico completamente redundante que puede garantizar que el tiempo de inactividad se reduce al mínimo y normalmente será mejor que las soluciones on-premise.
Costo tiempo de inactividad de un sistema de correo electrónico es importante tener en cuenta, ya que afecta la productividad general de los empleados y los costos de mano de obra de IT. Por ejemplo:
El tiempo de inactividad requiere personal de IT para detectar, diagnosticar y remediar la causa de la interrupción, que típicamente aumenta los costos de mano de obra. El tiempo de inactividad es perjudicial, lo que resulta en retrasos de otros proyectos en los que el personal de IT puede estar funcionando.Tiempo de inactividad Email típicamente resulta en una reducción de la productividad del usuario final, porque los usuarios no son capaces de completar una parte o la totalidad de su obra. Por ejemplo, Osterman Research estima que el usuario de correo electrónico promedio es de aproximadamente 25% menos productivo durante los períodos de tiempo de inactividad de correo electrónico. Si asumimos que la tasa de salarios totalmente grabados, promedio para el usuario normal de correo electrónico es de $ 35 por hora, un email una hora cada dos meses para 1.000 usuarios tendrán un costo de 52,500 dólares en productividad perdida cada año. Mientras que algunos tomadores de decisiones pueden resistirse a este costo "soft", debe tenerse en cuenta como parte del costo de propiedad para cualquier sistema de correo electrónico.
Debido a un incidente de tiempo de inactividad puede afectar potencialmente un gran número de usuarios, incluso durante cortos períodos de tiempo de inactividad pueden imponer un costo significativo en la productividad de los empleados de una organización. Esto es particularmente cierto para los trabajadores móviles o remotos que podrían ser incapaces de funcionar en absoluto cuando el correo electrónico no está disponible.
OTROS PROBLEMAS CON TIEMPO MUERTO
La productividad de los empleados y los costos relacionados con la IT relacionados con el tiempo de inactividad, hay otros costos y riesgos impuestos por el tiempo de inactividad que son más difíciles de cuantificar. Por ejemplo, un estudio de Osterman Research encontró que un incidente de tiempo de inactividad de correo electrónico de una hora que se produjo en medio de un día de trabajo, el 22% de los trabajadores de la información podría cambiar a una cuenta de correo web personal en un ordenador portátil o de escritorio, 15% cambiaría a Webmail personal en un teléfono inteligente o tableta, y el 2% de los empleados se iría a casa para seguir trabajando. Sin embargo, si en este período el tiempo de inactividad se ampliara a ocho horas, y consumiendo toda una jornada de trabajo, se encontró que el porcentaje de empleados que se cambiaron a Webmail personal en un ordenador portátil / escritorio o smartphone / tablet aumentaría a 41% y 24%, respectivamente. Por otra parte, se encontró que 10% de los empleados simplemente volverían a casa para seguir trabajando.
La conclusión es que el tiempo de inactividad de correo electrónico lleva consigo costos significativos y se debe minimizar en la mayor medida posible. Nuestra investigación demuestra que los principales proveedores de Hosted Exchange pueden ofrecer una mayor fiabilidad que el típico en las instalaciones del sistema de correo electrónico, y con ello reducir el costo del tiempo de inactividad de la organización típica.
MANTENER LA CONTINUIDAD DEL EMAIL
Como el correo es tan esencial para la forma en que la gente trabaja en la mayoría de las organizaciones, el objetivo de cualquier organización es reducir al mínimo el tiempo de inactividad en la mayor medida posible. Por el contrario, el objetivo debe de mantener el tiempo de actividad lo más cerca posible de 24x7. Para las soluciones on-premise, los responsables tendrán que determinar su Acuerdo de nivel de servicio deseado, o SLA (que idealmente será casi el 100% de lo posible), su objetivo de punto de recuperación (RPO) y el objetivo Tiempo de Recuperación (RTO) y elegir una solución de continuidad adecuada en función de estos objetivos. Las opciones incluyen:
Sistemas de copia de seguridad sencilla: estos pueden proporcionar un RPO razonable o RTO, sobre todo si son basadas en disco, pero a menudo se carece en términos de SLA. Los Sistemas de replicación / failover son más caros que los sistemas de copia de seguridad, pero ofrecen generalmente mejor RPO, RTO y SLA.
Sistemas de continuidad de negocio real están diseñados para proporcionar una disponibilidad contínua sin interrupción a los usuarios finales y son claramente la mejor opción, ya que imponen poca o ninguna interrupción en el uso del correo electrónico. También es importante que una solución de continuidad de negocio proporcionan disponibilidad continua a todos los sistemas que forman la infraestructura de mensajería, incluidos los servidores de correo electrónico, servidores de dispositivos móviles, servidores de seguridad, etc
Sin embargo, sofisticadas soluciones de continuidad de negocio son caros de instalar, configurar y mantener en sus instalaciones, y son particularmente difíciles de aplicar para las organizaciones más pequeñas, debido al alto costo por usuario. Esto se debe a infraestructura redundante que debe de ser construida y mantenida, que incluyen un centro de datos geográficamente separado que incluye acceso a la red, los servidores de correo electrónico, una pila completa de seguridad, almacenamiento de datos replicados y otros sistemas que permitan una rápida recuperación de fallos en la infraestructura de copia de seguridad en el caso que el sistema principal falle. En esencia, una solución de correo electrónico totalmente redundante requiere que operen dos centros de datos completamente separados.
Preguntas que debe hacer
Preguntas que debe hacer SU ALTA DIRECCIÓN
¿Es la gestión de la mensajería una competencia básica que ofrece nuestra organización algún tipo de competencia u otra ventaja? Si no, entonces ¿por qué seguimos gestionando internamente?
¿Tenemos suficientes miembros del personal de IT para hacer todo lo que la empresa requiere, tales como mensajería, seguridad, protección contra fugas de datos, encriptación, soporte técnico, etc?
¿Cuánto nos costará implementar todas las nuevas capacidades que necesitaremos para el archivado, la capacidad de cifrado, seguridad y otros en los próximos años?
Lo que los costos de oportunidad nos enfrentamos al administrar nuestra infraestructura de mensajería interna?
¿Cuando tenemos que migrar a una nueva versión de Exchange, y cuánto va a costar?
¿Tiene un plan de copia de seguridad de datos fuera del sitio que se pruebe y restaure al menos una vez al año, para garantizar que podemos volver hacer funcionar el servidor?
¿Estamos dispuestos (o incluso la capacidad financiera) para implementar una solución de continuidad de correo electrónico completamente redundante para asegurar que el tiempo de inactividad de correo electrónico esté tan cerca de cero como sea posible?
Preguntas que debe hacer un profesional PROSPECTIVO: FUNDAMENTOS DE LA EMPRESA
¿Es usted financieramente viable?
¿Cuánto tiempo ha estado en el negocio Hosted Exchange?
¿Cuánto tiempo ha estado en el negocio específico para el que está siendo considerado (Hosted Exchange, la seguridad, archivado, cifrado, etc)?
¿Cuántos clientes ha apoya y cómo ha cambiado en los últimos seis meses? ¿El año pasado?
¿Qué tamaño y tipo de clientes son compatibles?
¿Se puede ofrecer a los clientes Referenciables que son similares a nuestra organización?
¿Qué volumen de correo electrónico apoya usted y cómo ha cambiado con el tiempo?
¿Qué certificaciones o auditorías corporativas ofrecen?
Preguntas que debe hacer un profesional PROSPECTIVO: ¿Qué está incluido?
¿Cuál es el número mínimo de usuarios que necesita para configurar una cuenta de Exchange hospedado?
¿Cada cuenta incluye una copia gratuita de Microsoft Outlook? Si es así, ¿qué versión?
¿Ofrecen la posibilidad de descargar la última versión de Microsoft Outlook para Windows y / o Mac?
¿Cuánto espacio se incluye por cuenta?
¿Cuánto costo de almacenamiento por gigabyte más allá del básico incluido en cada cuenta?
Preguntas que debe hacer un profesional PROSPECTIVO: SERVICIOS
¿Qué versión de Intercambio apoya usted hoy?
¿Qué servicios de seguridad se ofrecen como parte de una cuenta de Exchange hospedado o de pago? ¿Anti-virus? Anti-spam? ¿Anti-spyware? ¿Filtrado Web? ¿Filtrado de contenido de salida / protección de fuga de datos?
¿Qué otras capacidades es lo que ofrece, incluyendo archivos, cifrado, alojamiento SharePoint, etc?
¿Qué plataformas móviles son soportadas, incluyendo RIM BlackBerry, Apple iPhone, Good Technology, etc?
¿Qué servicios de migración ofrecen?
¿Qué herramientas de aprovisionamiento se incluyen?
¿Los servicios de recuperación de desastres ofrecidos si el sistema cliente no está disponible?
¿Pueden los administradores añadir / borrar / cambiar los servicios y los usuarios con un panel de control o equivalente con facilidad?
¿Es fácil la inscripción para nuevos servicios?
¿Usted ofrece servidores dedicados para los clientes que lo necesitan?
¿Ofrecen un representante técnico de cuentas dedicado?
¿Son los usuarios finales que pueden gestionar sus propias configuraciones y ajustes?
Preguntas que debe hacer un profesional PROSPECTIVO: INFRAESTRUCTURA
¿Usted ofrece copias de seguridad de datos para la recuperación de desastres?
¿Cuáles son las especificaciones y certificaciones para el centro de datos?
¿Es el centro de datos SSAE 16 certificado? Si es así, ¿por cuántos años?
¿Qué capacidades arquitectónicas aseguran que no hay ni retraso en la entrega de mensajes, ni ningún riesgo adicional, innecesario incurrido al almacenar una copia del mensaje?
¿Realiza completos, respaldos nocturnos de datos de los clientes? Si es así, ¿de realizar pruebas completas y restauraciones para asegurarse de que se pueden restaurar si es necesario? ¿Con qué frecuencia?
¿Está utilizando su propia tecnología o de otro fabricante?
¿Sus centros de datos tienen generadores de emergencia, enlaces de telecomunicaciones redundantes, etc?
Preguntas que debe hacer un profesional PROSPECTIVO: FIABILIDAD
¿Qué acuerdos de nivel de servicio ofrecen?
¿Cuánto tiempo de inactividad tiene la infraestructura de Exchange hospedado experimentado durante el último mes? ¿Seis meses?
¿Tiene una garantía de devolución del dinero si el servicio se ha reducido más de la SLA especifica?
Preguntas que debe hacer un profesional PROSPECTIVO: SEGURIDAD
¿Cómo físicamente es seguro su centro de datos?
¿Qué sistemas de detección de intrusiones están en su lugar?
Preguntas que debe hacer un profesional PROSPECTIVO: APOYO
¿Proporciona soporte técnico 24 x 7?
Si no se proporciona soporte 24 x 7, ¿brinda apoyo durante las horas no laborables o tiene que responder vía correo electrónico y recibirán sus clientes una respuesta el próximo día?
¿Ofrecen diferentes medios de comunicación, como teléfono, correo electrónico y chat en línea?
¿Está su equipo de apoyo con sede en Guatemala?
Es sólo un administrador de IT capaces de contactar con el soporte con preguntas o puede cualquier empleado responder a una pregunta o un problema con un representante de soporte?
RESUMEN
Hosted Exchange es una plataforma robusta, de nivel empresarial que está siendo utilizada por millones de usuarios de negocios en todo el mundo. Ofrece la experiencia completa de Exchange para los usuarios que pueden acceder a ella a través de una variedad de plataformas, y se libera de la carga de tener que gestionar una infraestructura de Exchange internamente. Además, Hosted Exchange es de los principales proveedores y ofrece una solución de continuidad de correo electrónico completamente redundante que puede garantizar que el tiempo de inactividad se reduce al mínimo y normalmente será mejor que las soluciones on-premise.
